O business automatizaci s Radkem Paterou a Timotejem Čechem: 1. část
„Automatizace má osvobodit od nudných úloh, aby se lidé mohli soustředit na smysluplnější a kreativnější práci,“ tvrdí Timotej Čech, ERP Manager & Integration Analyst ze společnosti This One s.r.o.
Automatizace není výsadou technologických gigantů. I malé firmy a živnostníci si díky dostupným nástrojům mohou výrazně zjednodušit každodenní provoz. Právě na praktický přístup k business automatizaci se zaměřují naši dva lektoři – Radek Patera a Timotej Čech.
Oba mají bohaté zkušenosti s nasazováním low-code řešení, robotizací rutinních procesů i integrací různorodých systémů. V první části rozhovoru jsme se jich ptali na to, jak vlastně automatizaci vnímají, co považují za klíčové při jejím zavádění a s jakými předsudky ohledně automatizace se běžně setkávají.
Jak byste popsali pojem business automatizace někomu, kdo se s ním ještě nesetkal a třeba ani netuší, že ji potřebuje? V jakých oblastech může firmám nebo podnikatelům nejvíc pomoct?
Radek Patera:
Business automatizace je v podstatě to, že se opakující se činnosti nepřehazují na člověka, ale na „digitálního pomocníka“, ať už je to robot, skript, nebo nějaká chytrá aplikace či AI. Pomáhá třeba se zpracováním faktur, kopírováním údajů mezi systémy, stahováním výpisů z bank nebo třeba vyplňováním tabulek. Často firmy ani netuší, že tráví hodiny denně něčím, co by šlo vyřešit automaticky za pár minut. A to klidně i bez programování.
Timotej Čech:
Pre mňa je business automatizácia v podstate o tom, ako v podnikaní využiť technológie na to, aby sme robili veci múdrejšie, rýchlejšie a s menším počtom chýb. Automatizácia vám uvoľní ruky, aby ste sa mohli sústrediť na to, čo je naozaj dôležité, a to je rozvoj vášho podnikania a strategické rozhodnutia.
Oba za sebou máte mnoho projektů. Na které z nich jste nejvíce hrdí?
Radek Patera:
Těch projektů už byla spousta, ale co mi opravdu utkvělo, byl projekt pro neziskovou organizaci, kde jsme zautomatizovali celou práci s datovou schránkou. Dřív se tam každá zpráva ručně otvírala, stahovala, přejmenovávala a zapisovala do tabulky. Po automatizaci to zvládá robot během pár minut. A když mi pak klientka napsala, že díky tomu má večer čas na děti, tak to je přesně ten moment, kdy si řeknu – jo, tohle má smysl.
Timotej Čech:
Najviac som hrdý na projekty, kde sme dokázali firmám ukázať, že automatizácia nie je len o ušetrení času, ale aj o úplnej zmene spôsobu ich fungovania. Jedným z takých bol projekt pre populárnu sieť kaviarní. Manuálne spracovávali stovky dokladov, čo viedlo k chybám a prepracovaniu.
Po zavedení automatizovaného systému na spracovanie objednávok, evidenciu skladov, prepojeniu platobných brán sme nielenže znížili chybovosť na minimum, ale aj uvoľnili zamestnancom ruky pre komplexnejšie úkony. Vidieť tú zmenu, ako firma zrazu dýcha a rastie, to je pre mňa obrovská odmena.
související kurzy:
Business automatizace
Timotej Čech Radek Patera,
Robotizuj To!, This One s.r.o.
Když něco nefunguje, ladíte to dlouho do noci, nebo jdete raději spát a vyřešíte to ráno?
Radek Patera:
Nic nespěchá takovým způsobem, aby to nepočkalo do dalšího rána, kdy je člověk odpočatý a má nový pohled na věc. Několikrát jsem bojoval s nějakým errorem v procesu a po odpočinku jsem si uvědomil, že je chyba mnohem prostší, ale kvůli únavě jsem ji neidentifikoval.
Timotej Čech:
To záleží na závažnosti problému a na tom, či ide o kritický systém. Ak ide o niečo, čo výrazne ovplyvňuje chod firmy a spôsobuje straty, tak sa snažím nájsť riešenie čo najskôr, aj keď to znamená dlhšiu noc. Ale ak ide o menej kritický problém, ktorý nebráni hlavnému biznisu, tak radšej idem spať a s čerstvou hlavou to ráno vyriešim. Často sa stáva, že ráno je riešenie zrazu oveľa jasnejšie.
Jak podle vás vypadá „špatná automatizace“? Jsou nějaké chyby, kterých jste se třeba ve svých začátcích dopustili i vy?
Radek Patera:
Největší problém je, když klient nemá sjednocené procesy. Co klient, to jiná struktura složek a jiný výstup, který se mu zasílá, a tyto body je při každé automatizaci potřeba ošetřit. Lze ovšem nastavit několik výjimek, ale čím více výjimek, tím dražší a složitější automatizace je.
Timotej Čech:
„Špatná automatizace“ je pre mňa taká, ktorá sa robí len pre automatizáciu samotnú, bez premyslenia skutočných potrieb a cieľov firmy. Často je to snaha automatizovať chaotický proces, namiesto toho, aby sa najprv optimalizoval a až potom automatizoval.
V mojich začiatkoch som sa príliš sústredil na technickú stránku veci a menej na to, ako daný proces skutočne funguje v praxi. Napríklad som postavil zložitú automatizáciu pre proces, ktorý sa o pár týždňov zmenil, a celá snaha bola takmer zbytočná. Dnes už viem, že je kľúčové najprv hĺbkovo pochopiť proces a zapojiť do toho aj ľudí, ktorí ho vykonávajú.
související kurzy:
Tvoř vlastní AI chatboty
Jakub Bareš
Generative AI Strategist, World Health Organization
Jaký přístup je podle vás klíčový pro to, aby se automatizace ve firmě opravdu ujala?
Radek Patera:
Za mě je to hlavně důvěra lidí. Musí vědět, že jim automatizace nevezme práci, ale pomůže jim zbavit se té nudné části. Taky je důležité začít s něčím jednoduchým, co rychle přinese výsledek. To hodně zvedne motivaci a chuť v tom pokračovat.
Timotej Čech:
Kľúčový je prístup, ktorý kombinuje top-down podporu od vedenia s bottom-up zapojením zamestnancov. Vedenie musí automatizáciu podporovať a chápať jej prínosy, ale rovnako dôležité je zapojiť do celého procesu aj ľudí, ktorých sa automatizácia priamo dotýka.
Oni sú tí, ktorí procesy vykonávajú a najlepšie vedia, kde sú problémy a kde je priestor na zlepšenie. Tiež je dôležité začať s menšími, viditeľnými projektmi, ktoré rýchlo prinesú výsledky a ukážu zamestnancom reálny prínos. To pomôže prekonať počiatočné obavy a budovať dôveru.
Setkali jste se někdy s předsudky vůči automatizaci procesů?
Radek Patera:
Je to tak 50 : 50. V mém případě se setkávám s lidmi, kteří již o nějaké automatizace mají zájem a sami tlačí do digitalizace a automatizace jejich interních procesů. Problém nastává ve chvíli, kdy do automatizace tlačí pouze jednatel firmy a na vás poté je prakticky přesvědčit zaměstnance firmy, že jim dokážete velmi efektivně pomoci s jejich procesy.
Timotej Čech:
Samozrejme, a pomerne často. Najčastejší je strach z „robotov, ktoré nám vezmú prácu“. Je dôležité vysvetliť, že automatizácia má za cieľ oslobodiť ľudí od nudných a opakujúcich sa úloh, aby sa mohli sústrediť na zmysluplnejšiu a kreatívnejšiu prácu.
Ďalší predsudok je, že je to príliš zložité a drahé. Mnohokrát sa dá začať s jednoduchými nástrojmi a postupne rásť. Niekedy sa stretávam aj s nedôverou, že „náš proces sa nedá automatizovať“ alebo „my to takto robíme už roky a funguje to“. Vtedy je kľúčové ukázať konkrétne príklady a dáta, ktoré preukážu prínos.
Když jako specialisté sledujete firmy kolem sebe, je něco, co vás nutí kroutit hlavou a říkat si: „Tady by stačilo tak málo a všechno by bylo jednodušší.“?
Radek Patera:
Každá firma přistupuje k automatizaci svým způsobem. Já osobně kroutím hlavou nad těmi firmami, které jsou odpůrci jakékoliv automatizace. Souhlasím, že každá firma je v něčem speciální, ale jsou to opravdu drobnosti, ale ten zbytek lze automatizovat téměř okamžitě, takže začnou ihned šetřit čas.
Timotej Čech:
Áno, často! Typicky ma prekvapuje, koľko firiem stále manuálne prepisuje dáta z jedného systému do druhého, alebo trávi hodiny kopírovaním informácií z excelovských tabuliek do iných aplikácií. Alebo ručné schvaľovanie dokumentov, ktoré prechádzajú cez niekoľko oddelení, pričom by to mohol elegantne vyriešiť automatizovaný workflow.
Sú to často malé, nenápadné úlohy, ktoré sa v priebehu roka nazbierajú a stoja firmu obrovské množstvo času a peňazí. Stačilo by nasadiť pár jednoduchých integrácií a život by bol pre mnohých oveľa jednoduchší.
