O automatizaci v podnikání s Radkem Paterou a Timotejem Čechem: 2. část

„Je důležité začít včas. Jakmile vám jednou ujede vlak, tak se hrozně těžko dohání,“ tvrdí Radek Patera, specialista na automatizaci procesů, vývojář a zakladatel nástroje Robotizuj To!.

Jak vypadá automatizace v praxi? V první části rozhovoru jsme to zjišťovali s Radkem Paterou a Timotejem Čechem. Řeč byla o tom, jaké problémy business automatizace pomáhá řešit a jak k ní přistupují ve své praxi.

Ve druhé části se podíváme na to, jak by měly firmy s automatizací začít, jaké nástroje naši lektoři rádi využívají ke své práci nebo v čem se liší přístupy k automatizaci u živnostníků a velkých podniků.

Kde by měl člověk vlastně začít? Jak poznat, které procesy má smysl automatizovat jako první?

Radek Patera:

Tam, kde něco dlouhodobě klienta štve. Když každý den nebo týden dělá tu stejnou věc pořád dokola, je to ideální kandidát. Taky je fajn začít něčím, co není úplně kritické – kde se dá případná chyba snadno opravit.

Ideálně věc, která šetří čas, ale když se pokazí, nezastaví firmu, jako třeba úprava tabulek v Excelu nebo stahování podkladů z různých softwarů, což jsou nejčastější drobné automatizace. Šetří spoustu času, ale nejsou klíčové pro firmu, takže v případě výpadku to nezastaví jejich hlavní činnost.

Timotej Čech:

Začať by sa malo analýzou procesov, ktoré sú najviac bolestivé. Hľadajte úlohy, ktoré sú:

Opakujúce sa: Dejú sa často, ideálne každý deň alebo týždeň.
Časovo náročné: Zaberú veľa času zamestnancom.
Náchylné na chyby: Ľudský faktor spôsobuje chyby, ktoré stoja firmu peniaze alebo reputáciu.
Nízka pridaná hodnota: Nejde o kreatívnu prácu, ale o rutinu.
Jasne definované: Proces má jasné kroky a pravidlá. Začnite s jedným takýmto procesom, automatizujte ho, otestujte a vyhodnoťte. Keď uvidíte výsledky, bude to motivácia pre ďalšie kroky.

Máte nějaký oblíbený nástroj nebo platformu, kterou při své práci rádi využíváte?

Radek Patera:

Jako founder softwaru Robotizuj To! samozřejmě nejradši využívám svůj systém pro automatizaci 90 % procesů ve firmách, u těch zbylých 10 % nejčastěji využívám VBA, které rychleji a účinněji pracuje s Excel tabulkami. Pokud má ovšem systém mého klienta také API a lze ho napojit na druhý systém (nejčastěji účetní software), využívám buďto no-code platformy, nebo napojení přímo programuji sám.

Timotej Čech:

Mám rád nástroje, ktoré sú flexibilné a umožňujú rýchlo prototypovať a nasadzovať riešenia. V poslednej dobe som si veľmi obľúbil platformu Make (predtým Integromat) pre jej vizuálne rozhranie a širokú škálu integrácií. Ďalej mi nedá nespomenúť Cursor a predovšetkým AI Gemini od Google, ktorá robí míľové kroky dopredu

A samozrejme, nemôžem nespomenúť Robotizuj To!. To je nástroj, ktorý vyvinul kolega Radek s cieľom priniesť automatizáciu čo najbližšie k bežným firmám a podnikateľom, ktorí nemajú obrovské IT rozpočty.

Jeho hlavnou výhodou je jednoduchosť, intuitívnosť a zameranie na konkrétne business potreby. Chceme, aby si firmy vedeli svoje procesy zautomatizovať čo najjednoduchšie a najrýchlejšie, bez prehnanej zložitosti a s jasným prínosom. Ale o tom vám povie viac Radek.

Spolehli byste se raději na jeden komplexní nástroj, nebo si postavili spíše vlastní ekosystém z několika různých?

Radek Patera:

Právě proto jsem si raději postavil svůj vlastní software, abych mohl svým klientům poskytnout co nejefektivnější automatizaci. Ovšem to zpravidla bývá tak, že firma musí využít více softwarů, aby zautomatizovala většinu svých procesů.

Zde velmi záleží na povaze procesu a klienta – někdo potřebuje okamžitý přenos informací na kliknutí (API), někdo potřebuje levné a spolehlivé řešení, které přenese data 1–2krát denně (RPA), někdo potřebuje kvůli svým interním směrnicím podklady ještě uložit k sobě na SharePoint a přesně pojmenovat – kombinace API a RPA, případně nějaké no-code platformy.

Timotej Čech:

Som zástancom ekosystému z viacerých nástrojov. Jeden komplexný nástroj môže byť lákavý, ale často je to kompromis v špecifických funkciách a môže vás zviazať s jedným dodávateľom.

Postavenie ekosystému z niekoľkých špecializovaných nástrojov, ktoré sa navzájom prepájajú (napríklad cez API a integračné platformy ako Make), vám dáva oveľa väčšiu flexibilitu, možnosť vybrať si to najlepšie riešenie pre každú konkrétnu potrebu a znižuje riziko závislosti na jednom systéme.

V čem se liší přístup k automatizaci u živnostníků, v malých firmách a ve větších podnicích?

Radek Patera:

I podle názvu je jasné, že je to o velikosti společnosti – živnostníci jsou většinou sami, tj. chtějí automatizaci, aby ušetřili čas a mohli se věnovat svému businessu, nebo chtějí ušetřit peníze za jiné softwary.

U malých firem je to složitější, tam je podobný přístup jako u těch živnostníků, jenom s tím rozdílem, že nejste v té firmě sami, takže malé firmy investují do automatizací kvůli marketingu (lépe se jejich služby prodávají), kvůli úspoře peněz a uvolnění kapacit svého týmu, aby se opět všichni mohli věnovat důležitější práci. U korporátů je to velmi často již interní řešení, které dbá na bezpečnost, rychlost a dokumentaci.

Timotej Čech:

Rozdiely sú značné:

Živnostníci: Často hľadajú rýchle a jednoduché riešenia s nízkymi nákladmi. Potrebujú automatizovať opakujúce sa úkony, aby si uvoľnili ruky pre priamu prácu s klientmi. Typicky používajú no-code/low-code nástroje a riešenia pre jednotlivé aplikácie (napr. automatické spracovanie objednávok z e-shopu).
Malé firmy: Majú už zložitejšie procesy a často riešia problém škálovania. Potrebujú integrovať viaceré systémy a zlepšovať komunikáciu medzi oddeleniami. Investujú do robustnejších integračných platforiem a zameriavajú sa na automatizáciu celých workflow.
Väčšie podniky: Majú komplexné a často zastarané systémy. Automatizácia je tu súčasťou širšej digitálnej transformácie. Riešia veľké dáta, AI, robotickú automatizáciu procesov (RPA) a musia zvládať veľké množstvo interných aj externých integrácií. Dôraz je kladený na bezpečnosť, stabilitu a riadenie zmien vo veľkom meradle.

Co všechno obnáší dobře zvládnuté nasazení automatizace? Kde firmy podle vás nejčastěji chybují?

Radek Patera:

Sjednocení procesů, analýza rutinních procesů, selekce vhodného procesu, výběr vhodného nástroje, implementace – ať už v rukou zákazníka, nebo externisty.

Timotej Čech:

Dobre zvládnuté nasadenie automatizácie obnáša predovšetkým:

1. Dôkladnú analýzu procesov: Skôr než začnete niečo automatizovať, musíte dokonale rozumieť tomu, ako proces funguje teraz a ako by mal fungovať po automatizácii.

2. Zapojenie kľúčových ľudí: Od manažmentu po koncových používateľov. Bez ich pochopenia a podpory sa automatizácia neujme.

3. Postupné nasadenie: Začať s menšími, pilotnými projektmi, ktoré ukážu prínosy.

4. Školenie a podpora: Zamestnanci musia vedieť, ako s novými nástrojmi pracovať a prečo sú dobré.

5. Meranie výsledkov: Sledovať, či automatizácia prináša očakávané úspory času, peňazí alebo zvýšenie kvality. Firmy najčastejšie chybujú v tom, že podceňujú fázu analýzy, nekomunikujú dostatočne s internými tímami, alebo sa snažia automatizovať priveľa naraz. Ďalšou chybou je ignorovanie údržby a optimalizácie po počiatočnom nasadení.

Jaké největší změny jste za vaši kariéru viděli ve firmách po zavedení digitalizace a robotizace? Utkvěl vám třeba v paměti nějaký konkrétní příběh?

Radek Patera:

Většinou je to kombinace úlevy a radosti. Lidi mají víc času, míň stresu, všechno se stíhá, méně se chybuje, spousta zaměstnanců nemusí mít přesčasy.

Timotej Čech:

Najväčšou zmenou je obrovské uvoľnenie kapacity ľudskej práce. Vidíte, ako sa ľudia z rutinných úloh presúvajú na prácu s vyššou pridanou hodnotou. Viac sa venujú zákazníkom, inováciám a strategickému plánovaniu.

Jeden príbeh, ktorý mi utkvel v pamäti, je z jednej menšej účtovnej firmy. Ich účtovníci strávili obrovské množstvo času manuálnym zadávaním faktúr a spracovaním bankových výpisov. Po zavedení automatizovaného systému na rozpoznávanie a spracovanie dokladov a automatickú synchronizáciu s bankou sa im uvoľnilo takmer 50 % kapacity!

Namiesto toho, aby zamestnávali ďalších účtovníkov, mohli investovať do vzdelávania existujúceho tímu v poradenstve a analytike, čo im prinieslo úplne nový tok príjmov a posilnilo ich pozíciu na trhu.

Co podle vás rozhoduje o tom, jestli se provedené změny ve firmě udrží a budou se dál rozvíjet?

Radek Patera:

Lidi, konkrétně zaměstnanci, kteří jsou přímo ovlivněni automatizací. Když jsou zapojení a vědí, jak s tím pracovat, tak to přežije i drobné chyby nebo změny ve firmě. Když je to ale něco, co pochopí jen dodavatel a jednatel firmy a nikdo jiný, tak je to časovaná bomba.

Timotej Čech:

Rozhoduje o tom predovšetkým „vlastníctvo“ zmien a neustála adaptácia. Zmeny sa musia stať súčasťou DNA firmy. Akonáhle je automatizácia zavedená, je dôležité, aby existovali interní „šampióni“, ktorí ju budú ďalej rozvíjať, hľadať nové príležitosti a podporovať ostatných.

Taktiež je kľúčové neustále monitorovať a optimalizovať automatizované procesy, pretože biznis prostredie sa mení. Ak sa zmeny berú ako jednorazový projekt a nie ako nepretržitý proces zlepšovania, pravdepodobne sa neudržia.

Kdy je správný čas přejít od jednoduchých scénářů k robustnějším řešením?

Radek Patera:

Většinou to klient vycítí sám. Tým si zvykne na současné automatizace a zaměstnanci začínají chodit jednotlivě s návrhy na nové. Nejčastější scénář je takový, že se implementuje automatizace, pak si na ni 2–3 měsíce tým zvyká, a když všichni zjistí, že jim to opravdu šetří spoustu práce, začnou přicházet s návrhy

Timotej Čech:

Správny čas nastáva, keď jednoduché scenáre začnú narážať na svoje limity v komplexnosti procesov, objeme dát, alebo potrebe vyššej integrácie a škálovateľnosti. Keď zistíte, že na udržanie a rozvoj desiatok malých automatizácií už potrebujete príliš veľa úsilia, alebo keď narazíte na procesy, ktoré jednoducho nedokážete efektívne automatizovať s existujúcimi nástrojmi.

Je to tiež signál, keď sa začnú hromadiť požiadavky na automatizáciu, ktoré presahujú možnosti jednoduchých riešení. Vtedy je čas prejsť na robustnejšie platformy, prípadne zvážiť špecializovaný vývoj.

Jaké trendy nebo směry v oblasti technologií vás teď nejvíc baví?

Radek Patera:

Jednoznačně propojení AI s automatizací. Když robot nejen dělá, co mu řeknu, ale ještě si přečte dokument a rozhodne se podle něj. Nebo když chatbot odpovídá klientům na základě interních směrnic. To je úplně nový level a strašně mě baví, kam se to posouvá.

Timotej Čech:

V poslednej dobe ma fascinuje rozvoj generatívnej umelej inteligencie a jej prepojenie s automatizáciou. Možnosť automatizovať nielen rutinné úlohy, ale aj tie, ktoré vyžadujú istú mieru „inteligencie“ alebo tvorivosti (ako generovanie obsahu, odpovedanie na komplexné dopyty, analýza nestrukturovaných dát), je naozaj prelomová.

Ďalej ma zaujíma čoraz väčšia dostupnosť low-code/no-code platforiem, ktoré demokratizujú automatizáciu a umožňujú ju tvoriť aj ľuďom bez hlbokých programovacích znalostí.

Kdybyste měli dát jednu radu někomu, kdo chce začít automatizovat své podnikání, jaká by byla?

Radek Patera:

Je důležité začít včas, i kdyby s malými projekty. Jakmile vám jednou ujede vlak, tak se hrozně těžko dohání.

Timotej Čech:

Moja rada by bola: Začnite s malými, ale viditeľnými víťazstvami. Namiesto toho, aby ste sa pokúšali automatizovať celú firmu naraz, vyberte si jeden, dva alebo tri procesy, ktoré vám spôsobujú najväčšie bolesti a ktoré viete rýchlo a relatívne jednoducho zautomatizovať.

Ukážte sebe a svojmu tímu, aké prínosy to môže mať. Tento počiatočný úspech vám dodá motiváciu a dôveru pre ďalšie kroky a postupne vybudujete kultúru automatizácie v celej firme.

Sdílet: