Post-mortem analýza jako důležitá součást řízení IT projektů

Úspěšné dokončení projektu je jedním z nejkrásnějších pocitů, který můžete v roli projektového IT manažera zažít, přesto na cestě za zdárným koncem se mohou místy vyskytovat menší či větší problémy, které je třeba společným úsilím zdolat. Proto, abyste se posouvali vy i vaše projekty, je třeba do projektového řízení zahrnout post-mortem analýzu. Jedná se o cenný nástroj, se kterým zjistíte, jaké jsou silné a slabé stránky dokončeného projektu. 

Co je to post-mortem analýza? 

Pod tímto typem analýzy si můžete představit proces, který pomáhá identifikovat, co se na projektu povedlo a co nikoliv. Cílem je především zlepšit stávající procesy a poučit se z vlastních chyb. 

Začíná se s ní zpravidla až po ukončení projektu. U složitějších a dlouhotrvajících projektů může být využita k retrospektivě v rámci významné fáze. Je tedy zcela na vás, zdali se do procesu analýzy budete pouštět pravidelně nebo jednou za čas. Pravidelné opakování také slouží k tomu, abyste zjistili, zdali implementovaná řešení měla vliv na efektivitu práce a zlepšení konkrétního procesu. 

Post-mortem analýza je více než hledání faktů. Ve své podstatě je důležitá z hlediska dlouhodobého rozvoje. Díky ní dokážete vylepšit jednotlivé procesy a zaměřit se na ty nejlepší postupy, které vedly k úspěchu projektu. Zdaleka však nejde pouze o to, zopakovat předchozí úspěch, ale také o vyhnutí se případným chybám. 

Alternativní pojmenování, se kterými se můžete setkat 

Napříč různými obory se využívají metody post-mortem analýzy, které častokrát nesou zcela jiné označení. Mezi alternativní názvy, s nimiž jste se mohli setkat, patří: 

Debriefing („vyslechnutí hlášení“) se používá pro označení konverzačních sezení, která vedou ke sdílení a posouzení informací, ke kterým mohlo dojít po nějaké události. Toto označení se nejčastěji používá ve vojenské, psychologické nebo akademické sféře.  

Retrospektiva je označení pro schůzi, nejčastěji u agilního vedení projektu, zaměřující se na uplynulé období a konkrétní zhodnocení ve formě zpětné vazby. Cílem je posoudit časový úsek, poučit se z něj a posunout fungování týmu kupředu. 

AAR (After-Action Review) je metoda používaná americkou armádou, díky které se zaznamenávají a sdílejí praktické znalosti po ukončení úkolu nebo projektu. Záznam zpravidla vypracovává pověřená osoba, která své poznatky veřejně sdílí s členy týmu.

Jak se připravit na post-mortem analýzu vašeho IT projektu? 

Chtěli byste retrospektivní analýzu využít i u vašeho IT projektu? Pokud jí budete provádět poprvé, je potřeba se řádně připravit. Zamezíte tak tomu, že schůze bude působit neorganizovaně. Co tedy příprava obnáší? 

Zorganizujte si agendu 

Přestože zpracování agendy zabere cenný čas, pomůže nejen vám, ale především lidem, kteří budou součástí analýzy. Ti mohou lépe zhodnotit celý projekt, protože dopředu vědí, na co je potřeba se zaměřit. Agenda by tak měla zahrnovat následující kroky: 

• Rekapitulaci projektu, ve které si stručně projdete hlavní cíle, úkoly a metriky. 
• Co se v rámci projektu týmu podařilo a nepodařilo. 
• Zdali jste dosáhli požadovaných výsledků nebo cílů. 
• Návrhy na zlepšení v budoucích projektech a jejich implementace

Dalším cenným pomocníkem, který vám při tvorbě agendy usnadní práci, je anonymní dotazník, který před analýzou pošlete účastníkům schůze. Zaměřte se především na jejich názor na to, co podle nich fungovalo a co nikoliv. V anonymním dotazníkovém šetření často získáte upřímnější zpětnou vazbu, která vám pomůže lépe určit, co bude na programu schůze. 

Stanovte si, kdo bude moderátor 

Před zahájením setkání je dobré přidělit roli moderátora. Jeho úkolem je usnadnit komunikaci a udržovat diskuzi ve stanovených mantinelech. Ve chvíli, kdy hrozí nějaký konflikt nebo hádka, úkolem moderátora je vést účastníky post-mortem analýzy zpět k tématu. 

Kdo by se měl chopit role moderátora? Nejčastěji je to projektový manažer, ale může jím být i jiná osoba, která má široké povědomí o projektu. Zároveň je důležité, aby moderátor byl schopen zůstat neutrální a nepromítal do diskuze vlastní názor. 

Určete si pravidla schůzky 

Klíčové je nastavit si pravidla, ve kterých se celá analýza ponese. Mezi takovými pravidly může být: 

• Zachování objektivity k danému tématu. 
• Nikoho nejmenovat ani nepřisuzovat vinu. 
• Nepoužívat v rámci schůze elektroniku, která rozptyluje pozornost. 
• Zachovat pozitivní přístup k věci. 

Zapojte správné účastníky 

Velmi často se po dokončení projektu schází vedoucí tým a projektoví manažeři, kteří zhodnocují celkový výsledek. U post-mortem analýzy je však zapotřebí, aby se schůzky zúčastnil celý projektový tým a případně i samotný klient. Získáte tak ucelený přehled, zjistíte názory všech zapojených stran a členové týmu se mohou dozvědět, jak hodnotí jejich výstup zadavatel projektu. 

Jak probíhá post-mortem analýza v řízení IT projektů? 

Průběh v řízení IT projektů se odvíjí od přípravy, kterou jste na samém začátku udělali. Účastníci projektu se budou držet stanovené agendy. Zaměří se především na to, co se povedlo a nepovedlo. Díky tomu se identifikují klíčové úspěchy, které je třeba zopakovat, ale také čemu je lepší se v budoucnu vyhnout. 

Tyto poznatky se dají zahrnout do časové osy, která umožňuje hlubší prozkoumání a zdokumentování projektu. Na základě odhalených příčin v dané fázi společně vypracujete akční plán na opakování úspěchů nebo zlepšení procesu, jenž zahrnuje rozvoj klíčových dovedností vybraných členů týmu. 

Hlavní výhody post-mortem analýzy  

Přestože se může jevit jako časově náročná záležitost, výsledek může rozhodně přinést cenné informace. Nespěchejte na další projekt a zaměřte se na výhody, které umožňuje tento analytický nástroj:

Lepší efektivita práce: členové týmu jsou schopni pracovat rychleji a efektivněji, protože vědí, co funguje. Účinné a zaběhlé procesy se s každým úspěšným opakováním zlepšují, což zkracuje čas nad daným úkolem. 

Posílí morálku: v určité fázi projektu se mohou lidé cítit frustrovaně po zdolání celé řady překážek a problémů. Post-mortem analýza dokáže členům týmu přiblížit konečný výsledek obtížné práce v rámci celého projektu, což se výrazně podepíše na jejich morálce. 

Posiluje soudržnost týmu: společné schůzky po ukončení projektu pomáhají členům týmu se lépe poznat. Pochopí tak schopnosti a preferovaný styl komunikace jednotlivých kolegů, což je důležité pro efektivní spolupráci. 

Pomůže vám odhalit chyby: ačkoliv se může zdát, že jde spíš o něco špatného, opak je pravdou. Jakmile identifikujete případný neúspěch z objektivního hlediska, vy a váš tým se z něj můžete poučit a pravděpodobně jej nebudete opakovat. 

Oslavíte úspěch projektu: retrospektivní analýza není pouze o hledání chyb a toho, co je potřeba zlepšit. Důraz se bere i na úspěchy, které posunuly projekt kupředu, což se pozitivně projeví na psychice týmu. 

Uzavření projektu: podobné schůze mohou sloužit jako rituál, který signalizuje úspěšné a úplné dokončení projektu. Členům týmu tak odpadají různé starosti a případné nedořešené záležitosti, kterými se nemusí zabývat. 

Jak efektivně pracovat se zjištěnými informacemi? 

Průběh post-mortem analýzy vám i týmu přinese informace, které je důležité zdokumentovat. Tyto údaje je dobré zpřístupnit všem účastníkům schůzky. Ti by měli mít možnost s nimi libovolně pracovat, protože je mohou doplnit o další postřehy a náměty ke zlepšení, jež se během schůzky nestačily zaznamenat nebo projednat. 

V rámci zjištění těchto informací lze vypracovat akční závěry, se kterými se dá pracovat v následujících projektech. Ty mohou zahrnovat postupy, jakým způsobem zefektivníte vybrané procesy či klíčové dovednosti. Jednotlivé akce by měly být přiřazeny konkrétním osobám (vedoucímu týmu, projektovému manažerovi), aby byla zajištěna jejich implementace a případná možnost revize. 

Proč je post-mortem analýza důležitá v projektovém řízení IT? 

Ačkoliv se může jevit jako jedna z celé řady porad, kterou máte na denním pořádku, zdání klame. Ve své podstatě jde o cenný nástroj, který dokáže nabídnout jasný pohled na to, jaký vliv mají jednotlivé procesy na efektivitu práce a úspěšnost projektu. Zároveň jde o zdravý a nezbytný způsob, jak posouvat dovednosti a znalosti týmu kupředu, což je klíčovou vlastností, která nesmí chybět žádnému vedoucí IT projektů.

Autor: Martin Šlat