Šéf nebo leader: Jak vést projekty efektivně?

Za každým dokončeným projektem můžeme vidět konkrétní lidi a jejich práci. Nejde však o jediný faktor, který by měl vedoucí manažer brát v potaz. Lidé na vyšších pozicích často zapomínají, že důležitou roli hraje i psychologie týmového vedení.  Co to ale obnáší? Základem bývá porozumění, motivace a rozvoj členů týmu. K tomu je potřeba znát několik klíčových aspektů psychologie, které by měl člověk na vedoucí pozici dobře znát. 

Jak vypadá ideální vedoucí? 

Každý tým potřebuje svého vedoucího manažera. Ten má zodpovědnost nejen za řádné plnění úkolů nezbytných k úspěšnému dokončení projektu, ale k tomu také hlídá stanovený rozpočet, výkonnostní ukazatele a kvalitu práce. Zejména však musí dbát na blaho svého týmu.  

Dalo by se říct, že takový vedoucí pracovník musí být osoba, která dokáže své podřízené posouvat kupředu a motivovat je k lepším výkonům. Dnes existuje tenká hranice mezi rolí šéfa a vedoucího (dnes se spíše setkáte s označením „leader“). 

Jaký je hlavní rozdíl mezi šéfem a leaderem? 

Šéfa členové týmu vnímají jako formální osobu, která přiděluje úkoly a kontroluje výsledky. Dokud jde vše podle plánu a bez sebemenších problémů, vedoucí zpravidla neřeší své podřízené a jejich potřeby. 

Leader naopak je ten typ vedoucího, který navíc tým inspiruje a motivuje k tomu, aby společnými silami pracovali na dosažení cíle. Nesnaží se být formální autoritou. Jeho úkolem je především zaměřit se na rozvoj lidí v týmu a být jim vzorem. 

Jaká je role leadera ve vedení týmu? 

Kromě toho, že vedoucí projektového týmu sleduje plnění cílů a výkon týmu, tak proaktivně předvídá jeho potřeby. Vytváří prostor, kde mezi sebou kolegové mohou bez obav komunikovat a obracet se jeden na druhého. Ve chvíli, kdy se něco děje, tak je k dispozici pro své podřízené a dokáže s nimi řešit jakékoliv problémy. 

Důležité pro práci leadera jsou také interpersonální dovednosti. Ty napomáhají vedoucímu manažerovi k tomu, aby správně delegoval úkoly, ale také je přidělil vhodné osobě, a to na základě dosažených zkušeností. Zároveň je využije ve chvíli, kdy je potřeba řešit případný konflikt.   

Ve výbavě leadera by neměly chybět také tzv. soft skills, které se zaměřují na umění naslouchat a chápat potřeby jednotlivých členů týmu. Snáze a efektivněji se tak řeší vzniklé a nepředvídatelné situace. 

Správný vedoucí projektového týmu v IT dokáže i v těchto podmínkách sledovat pokrok při plnění dílčích úkolů. Zároveň je schopen poskytovat konstruktivní zpětnou vazbu a pokyny, jak danou situaci řešit. Jeho úkolem je především podpořit spolupráci týmu. To dělá zejména tak, že neustále drží v povědomí všechny cíle projektu. Kromě toho vytváří takové pracovní prostředí, které je vhodné nejen pro plnění úkolů, ale také rozvoj členů týmu. 

Proč je psychologie důležitá pro týmové vedení? 

Rozhodně není žádné tajemství, že je znalost psychologie důležitá k tomu, aby manažer správně vedl tým lidí. Pokud chcete, aby projekt byl úspěšný, musíte umět lidi nejprve pochopit. Na základě těchto poznatků pak zjistíte, co vaše podřízené motivuje a co je pro ně důležité v rámci pracovního života. Přeci jen spokojenost napříč týmem vede k efektivnějším výsledkům. 

Psychologie se zabývá studiem lidské mysli a chováním, což z ní dělá dokonalý nástroj pro pochopení toho, co lidi pohání. Koneckonců je každý projekt i organizace závislá na lidském faktoru. Pochopením psychiky lidí lze lépe komunikovat se svými zaměstnanci, budovat pozitivní prostředí a lépe řešit případné problémy. 

Klíčové psychologické principy, které slouží k lepšímu porozumění chování 

Pochopit motivaci členů týmu. Jde poměrně o individuální záležitost, na kterou je třeba přijít. Zatímco jeden podřízený touží po úspěchu a pocitu uznání, tak jiného motivují nové výzvy, větší flexibilita práce či sounáležitost s projektem. Pokud to jako vedoucí pracovník v IT projektu dokážete pochopit, snáze vytvoříte prostředí, které vyhovuje potřebám členů týmu. 

Umět implementovat změny. To je důležité zejména v okamžik, kdy do projektu zavádíte nový systém nebo proces. Právě v takových situacích lidé často odmítají jakoukoliv změnu, která výrazně ovlivní jejich způsob práce. Úkolem vedoucího je minimalizovat dopad na tým a vysvětlit, proč ke změnám dochází a jaký potencionální přínos mají pro projekt. 

Navodit pocit samostatnosti a kontroly. Lidé mají v těchto případech tendenci pracovat produktivněji. Vedoucí tak chytře ve svém podřízeném vzbuzuje pocit odpovědnosti, a tak s větší pravděpodobností bude jednotlivce motivovat k tomu, aby pracoval efektivněji. 

Identifikovat možnost rozvoje dovedností. Důležitou rolí psychologie v týmovém vedení IT projektu je také přínos k rozpoznání prostoru pro rozvoj zaměstnance. To může zahrnovat různá školení na míru či v rámci konkrétního procesu, což vytváří prostor k osobnímu růstu.  

Nálada jako výrazný psychologický aspekt týmové spolupráce 

Lidský mozek ovlivňuje mnoho okolních vjemů, které mohou představovat hrozbu a mnohdy se negativně podepisují na odvedené práci. Určitě vás nepřekvapí, že nálada panující na pracovišti snadno ovlivní každého člena týmu. Ve většině případů je totiž celková nálada ovlivněna tím, v jakém rozpoložení je samotné vedení. Negativní postoje mohou vést k nižší produktivitě, zvýšení absence či vysoké fluktuaci zaměstnanců. 

Jak může vedoucí manažer ovlivnit náladu v týmu? 

Pozitivní přístup: Zní to jako klišé, ale stojí za připomínku. Pokud bude pozitivní vedení, tak bude s velkou pravděpodobností pozitivní i celý tým. Vyplatí se začínat den s úsměvem a snažit se v nelehké situaci najít něco pozitivního, od čeho se dá odrazit. 

Efektivní komunikace: Je dobré si uvědomit, že kolegové často vnímají, co se kolem děje. Proto musí mít pocit, že jsou v dostatečném obraze a že vedení je otevřené řešit vznikající problémy. 

Poznávejte se: Vzájemný kontakt v práci i mimo ni je velmi důležitý. Čím pevnější budou vztahy, tím spokojenější je ve výsledku tým. 

Příjemné pracovní prostředí: Rozhodně se vyplatí věnovat důraz i prostorům, kde se zaměstnanci a vedoucí pohybují. Důležité je zaměřit se na výzdobu, která zahrnuje rostliny a dekorační prvky. Vytvořit můžete i prostor pro volný čas, kde se kolegové mohou odreagovat. 

Proč je motivace ve vedení důležitá? 

Motivace je hnací síla, která v lidech probouzí zápal pro danou věc. Úkolem vedoucího manažera je, aby měl na pracovišti motivované zaměstnance, kteří chtějí přispět k dokončení projektu. K tomu vede několik přístupů, které vedoucí v rámci řízení projektu může použít. 

Oslavujte velké i menší úspěchy: To často pomáhá udržet motivaci. Může jít o veřejné uznání, třeba vyhlášení zaměstnance měsíce, finanční bonusy, nebo o neformálnější metody, například slovní pochvalu. 

Podporujte rozvoj vnitřní motivace: Ta je zpravidla poháněna vnitřními faktory, jako je radost ze splnění úkolu. Poskytování příležitostí k osobnímu a profesnímu rozvoji může pomoci podpořit vnitřní motivaci, protože vzbuzuje pocit pokroku. 

Určete realistické cíle: Stanovení náročných, ale dosažitelných cílů může pomoci udržet motivaci. Ty mohou povzbudit zaměstnance, aby se cítili odhodlaní a zaujatí pro cíl projektu. 

Buďte otevření samostatnosti: Povzbuzení zaměstnanců k tomu, aby měli kontrolu nad svou prací, může zahrnovat vlastní volbu způsobu plnění úkolů v týmu, ale také možnost zapojit se do rozhodování o určité části projektu. 

Zaměřte se na work-life balance: Podpora zdravé rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem přispívá k udržení motivace, protože umožňuje lidem cítit se v klidu a být spokojeni se svou prací. Zpravidla tak může jít o flexibilní pracovní dobu, možnost vyřešit si rodinné záležitosti a další podobné výhody. 

Podporujte otevřenou komunikaci: Ta je důležitá mezi zaměstnanci a vedoucími pracovníky. Zpravidla zahrnuje pravidelná setkání se zpětnou vazbou nebo nabídku zaměstnancům, aby se podělili o své nápady a připomínky. 

Řešte problémy a obavy. Včasné řešení jakýchkoliv nepříjemností pomůže udržet motivované zaměstnance a pozitivní náladu. 

Správný leader IT týmu na sobě neustále pracuje 

Vedení týmu zahrnuje spoustu aspektů, které si správný leader musí osvojit. Psychologie je jednou z důležitých součástí, kterou není radno podceňovat. Věříme, že vám článek dal celkový nahled na to, jak pracovat s vašimi podřízenými. Zároveň však doporučujeme, abyste se v těchto oblastech průběžně vzdělávali. 

Pokud byste se chtěli v rámci vedení IT projektů zlepšit, určitě sledujte naše kurzy.  Již 18. 7. 2023 u nás začíná kurz Projektový management v IT.

Autor: Martin Šlat