SWOT analýza v řízení IT projektů

Při řízení projektů, obzvlášť těch IT, kde se technologie neustále posouvají kupředu, je pro úspěšné dokončení projektu důležité využít vhodné analytické metody. Ty jsou klíčové především při výběru softwaru, plánování vlastního řešení či při rozhodování o nových řešeních. Proto je potřeba, aby projektový manažer uměl pracovat s různými nástroji v rámci projektového řízení – v tomto případě je cenným nástrojem SWOT analýza.

Důležitou roli hraje především před zahájením projektu či před implementací zásadních změn, které jsou pro oblast IT typické. SWOT analýza poskytuje manažerům, vedení i případnému klientovi zásadní informace, které mohou rozhodnout o tom, zdali plánovaný projekt nebo implementované řešení v rámci vývoje bude úspěšné.

Na SWOT analýze je potřeba podílet se v týmu. Důležité je uvědomit si silné stránky a případné nedostatky implementovaného řešení. Proto si níže popíšeme, jak chápat tento analytický nástroj a také jak s ním pracovat i v rámci IT projektu.

Co je to SWOT analýza v projektovém řízení?

Analýza SWOT v projektovém řízení je metoda, která se používá při posuzování silných a slabých stránek, příležitostí a hrozeb projektu. Pomáhá zúčastněným stranám určit, na kterou oblast projektu se mají zaměřit, ale také poukazuje na potenciální rizika, která je třeba předem řešit nebo se na ně připravit.

Provedení analýzy SWOT pomáhá projektovým manažerům a zúčastněným stranám identifikovat dopady na úspěch projektu. Zároveň je cenným nástrojem při vytváření strategií, které mohou zlepšit výsledky projektu.

Výhody analýzy SWOT

Provedení SWOT analýzy pomáhá především, pokud jí používáme na začátku projektu nebo před implementací nového řešení. Projektovým manažerům v IT pomůže s plánováním a efektivitou tak, že si budou vědomi potenciálních hrozeb a slabých stránek.

Vhodně použitá SWOT analýza poslouží:

• K identifikaci silných a slabých stránek v rámci projektu a možnosti zaměřit se na oblast, kterou je potřeba zlepšit.
• Zjištění potenciálních hrozeb, které mohou nastat.
• Zlepšuje spolupráci mezi jednotlivými členy týmu a zainteresovanými stranami, které se do analýzy zapojí a budou o projektu diskutovat.
• Zjednoduší případný proces brainstormingu.
• Pomáhá stanovit potřebnou strategii, která pomůže s analýzou projektu a tvorbou budoucích plánů.

Jak připravit rozpis pro SWOT analýzu?

Nejdůležitější při tvorbě rozpisu analýzy SWOT je, aby byly informace prezentovány přehledným vizuálním způsobem, který snadno odráží vhled všech zúčastněných stran. Pokud si nechceš vytvářet vlastní tabulku, existují softwarové nástroje pro řízení projektů (Asana, Monday, Freelo atd.), které nabízejí šablony analýzy SWOT, které můžeš použít pro společnou vizualizaci dat.

V rámci SWOT analýzy si tak rozepíšeme údaje do 4 částí, které budeme analyzovat. Mezi ně patří:

Silné stránky (Strengths)
Silné stránky se týkají vnitřních faktorů projektu, které zároveň poskytují výhodu oproti konkurenčním řešením. V této části SWOT analýzy si identifikujeme nejsilnější stránky.

Slabé stránky (Weaknesses)
V tabulce nebo softwaru pro analýzu SWOT jsou slabé stránky uvedeny jako interní faktory, které by mohly negativně ovlivnit úspěch projektu.

Příležitosti (Opportunities)
Příležitosti jsou vnější faktory, které lze využít k dosažení cílů projektu. Často se nedají přímo ovlivnit, ale mohou vést k pozitivním dopadům na celkovou úspěšnost.

Hrozby (Threats)
Hrozby jsou vnější faktory, které by v případě jejich výskytu měly negativní dopad na celý projekt.

Kdo se podílí na provádění analýzy SWOT?

Abychom mohli učinit přesná rozhodnutí, budeme potřebovat pečlivé posouzení všech čtyř aspektů projektu. V důsledku toho je nezbytné, aby na analýze SWOT pracoval různorodý a reprezentativní tým. Lepší informace získáme například od skupiny, která je cílovým zákazníkem, ale využít lze i zákaznickou podporu.

Z hlediska řízení projektu je zásadní shromažďovat úplné a nezkreslené informace. Mohou se objevit otázky, které nejsou dostatečně jasné a vyžadují další vstupní informace. Abychom zajistili, že nic nebude opomenuto, můžeme uvažovat o zahrnutí názorů zákazníků, klienta, vedení a dalších stran.

Strategické plánování je důležitou součástí projektového řízení. Když zapojíme všechny zúčastněné strany, podpoříme také transparentnost, spolupráci a týmovou práci – což je něco, co chceme udržet napříč časem a projekty.

Jak provést SWOT analýzu?

SWOT analýza začíná identifikací a analýzou sil, které ovlivňují projekt. V této fázi si můžeme vytvořit matici SWOT nebo dokument se čtyřmi sloupci (viz Jak připravit rozpis pro SWOT analýzu?), který nám pomůže při plánování.  Jakmile máme hotovo, tak se můžeme společnými silami pustit do procesu analýzy, který zahrnuje následující části.

Brainstorming
Skvělé plánování začíná vytvořením systematizovaného pohledu na současný stav. Sejdi se se svým týmem a proveďte brainstorming pro každou ze čtyř výše uvedených kategorií (silné stránky, slabé stránky, příležitosti a hrozby). Požádej lidi, které zapojíš do SWOT analýzy, aby sdíleli své nápady a myšlenky.

Stanov si priority
V této fázi je čas uspořádat jednotlivé faktory do seznamu priorit. Nejkritičtější body v každé části by měly být na prvním místě, zatímco ty nejméně důležité je potřeba umístit až na konci. Pracuj s informacemi z brainstormingu, ale buď si vědom, že se nemůžeš zabývat všemi sepsanými faktory najednou.

Vytvořte akční plán
Nyní, když si analyzoval své silné a slabé stránky a nastínil příležitosti a hrozby, je čas vytvořit akční plán. Pokud jej důkladně promyslíš, jde o nejlepší způsob, jak si stanovit jednotlivé priority. Zároveň poskytne dobrý výchozí bod pro řízení projektu.

Zkontroluj a zhodnoť
Přestože je SWOT analýza součástí strategického plánování a nebude podléhat neustálým změnám, na některé věci si musíš dávat pozor. Pokud se pro ni v rámci projektového řízení rozhodneš, přezkoumej ji po dokončení projektu. Možná jsi nebyl úspěšný při zmírňování některých hrozeb, nebo se některé slabé stránky změnily v silné! Rozpoznej tyto změny a využij je ve svůj prospěch, a to i v budoucnu.

SWOT analýza v řízení IT projektů není úkol, který by se měl dokončit a zapomenout. Funguje jako mocný nástroj, který umožňuje vizualizovat nejdůležitější detaily projektu a vyvážit nejkritičtější faktory ovlivňující celkový průběh. Je to upřímné posouzení silných a slabých stránek, které otevírá dveře k novým perspektivám a řešením.

Autor: Martin Šlat